13 project eigenaars overtuigen

Wat doe je als je 13 project eigenaars hebt die allemaal een andere richting uitwillen. Onze voorgangers probeerden de hou-het-nog-even-stil en top down manier, dat draaide op niets uit. We besloten dat deze organisatie toe was aan een ‘evangelisatie’. Toerisme Vlaanderen is een decentrale organisatie met kantoren in meer dan 13 landen. Elk van deez landen heeft een website die uit hetzelfde Content Management systeem wordt geperst.

De kracht van feiten

Nog voor we over de plannen voor een responsive website begonnen spreken, doken we in de beschikbare informatie en data. We onderzochten voorgaande web initiatieven, analytics informatie, digitale initiatieven die recent waren foutgelopen. Eén voor één documenteerden we de situatie voor elk van de landen, aangevuld met lokale marktgegevens. We begonnen aan een lange reeks online en groepspresentaties om de huidige stand van zaken te bespreken en het probleem te duiden. De websites van Visit Flanders kregen een snel groeiend aandeel aan mobiele gebruikers die snel weer afhaakten. Een evolutie naar mobiel verkeer die zeker in de Toerisme sector enorm uitgesproken is. De website was totaal niet voorzien op kleinere schermen.  Visit Flanders verloor dagelijks grote groepen bezoekers en die groep groeide gestaag.

Hou op met schrijven, het prototype

Na grondig het bewustzijn te hebben opgebouwd over de hedendaagse webbezoeker en de stand van zaken op de bestaande website, bouwden we een grondig HTML prototype. Eéntje die online kon, toegang gaf aan alle betrokkenen en hun aanhang. Elke bestaande papieren beschrijving van de website liet zoveel aan interpretatie over en zoveel vragen onbeantwoord dat hierop onmogelijk beslissingen genomen konden worden. We spraken opnieuw verscheidene keren via Skype met de betrokkenen, keken samen naar het prototype, werkten het verder uit, toonden aanpassingen in plaats van ze te beschrijven. We bereikten een consensus en een groep toekomstige website eigenaars die een paar maanden later in de rij stonden om zo snel mogelijk te mogen migreren.