Gemeente Temse
Digitale actieplan
Net zoals vele lokale besturen stond Temse voor de uitdaging om mee te evolueren met de digitale tijdperk.
De complexiteit van bestaande systemen, de diversiteit aan behoeften binnen de gemeenschap en de noodzaak om alle belanghebbenden mee te krijgen, maken de digitale transformatie een uitdagende onderneming.
Het vinden van evenwicht tussen efficiëntie, gebruiksvriendelijkheid en veiligheid vormt een voortdurende strijd voor lokale overheden die streven naar modernisering.
Probleem.
Lokaal Bestuur Temse stond in 2022 voor een grote digitale transformatie, gestimuleerd door de lancering van een nieuwe website met een uitgebreid e-loket (egovflow).
Bij het in kaart brengen van het bestaande digitale landschap ontstond het besef dat er een grote mate van versnippering is in het gebruik van digitale tools. Daarbovenop werden digitale trajecten ongecöordineerd en ad hoc opgezet.
Er was dus nood aan ondersteuning bij het ontwikkelen van een algemene visie op digitalisering, het opstellen van een roadmap met prioriteitenlijst en begeleiding bij change management.
Aanpak.
Samen met het lokaal bestuur heeft Foursevens een ambitie geformuleerd voor dit traject: het realiseren van een meetbare stijging in de tevredenheid van de burger over de digitale dienstverlening van het lokale bestuur.
Door middel van het in kaart brengen van de bestaande business capabilities waren we in staat op organisatieniveau de huidige digitale werking en de behoeften van verschillende afdelingen te analyseren.
Door mensen samen te brengen in workshops rond specifieke capabilities, ontstonden waardevolle synergieën en inzichten waaruit een gepersonaliseerde visie en strategie voortvloeiden. De workshops lieten tevens de nodige inspraak van betrokken medewerkers toe. Zo waren ze mede-auteur van de digitale transformatie die hun organisatie te wachten stond.
Oplossing.
Op basis van de inzichten die voortkwamen uit de workshops, zijn verschillende stappen ondernomen om de digitale transformatie te faciliteren. Allereerst is er een methodologie ontwikkeld voor de projectwerking bij digitale projecten. Daarnaast is er een geprioriteerde roadmap gecreëerd, waarbij diverse parameters worden gebruikt om projecten tegen elkaar af te wegen. Deze roadmap dient als leidraad voor de volgorde en timing van de implementatie van digitale initiatieven, met het oog op het maximaliseren van de impact en het efficiënt gebruik van middelen.
Om de juiste digitale oplossingen te selecteren, zijn concrete ontwerprichtlijnen opgesteld. Deze richtlijnen bieden een kader voor het evalueren en kiezen van technologische oplossingen die het beste aansluiten bij de behoeften en doelstellingen van het lokale bestuur.
Verder zijn concrete volgende stappen voorgesteld voor de uitrol van een digitale strategie, gebaseerd op de geïdentificeerde bouwstenen tijdens de workshops. Tot slot is er aandacht besteed aan het definiëren van de extra resources die nodig zijn voor de succesvolle uitrol van deze strategie. Dit omvat zowel menselijke als financiële middelen die moeten worden ingezet om de digitale transformatie te ondersteunen en te versnellen.