Brukselbinnenstebuiten
Van papier naar digitaal
Het digitaliseren van de papieren workflow bij Brukselbinnenstebuiten zorgt ervoor dat de medewerkers flexibel kunnen werken en het raadplegen van klant- en tourinformatie makkelijk verloopt.
Foto: Petar Starčević
Probleem.
Brukselbinnenstebuiten is een VZW die gidstours organiseert in het Brusselse. Tot de dag van vandaag verliep hun workflow voornamelijk op papier en was deze georganiseerd rond een fysiek, papieren document waarop alle informatie handmatig werd geschreven. Bruksel kwam naar Foursevens met de vraag om deze papieren workflow te optimaliseren en te digitaliseren om het hoofd te bieden aan de groeiende vraag en de verdere ontwikkeling van de VZW.
Oplossing.
Met de inzichten die we vanuit de analyse verworven hebben, zijn we vervolgens aan de slag gegaan om een oplossing voor te stellen die deze papieren workflow stroomlijnt en flexibeler maakt in gebruik. Deze oplossing bestaat uit het opzetten van een lichtgewicht CRM-systeem dat de fysieke fiches vervangt en gekoppeld is aan een mailingsysteem waardoor klantengegevens en tourinfo makkelijk met mekaar kunnen gelinkt worden. In dit CRM-systeem kunnen vervolgens alle aspecten van de tour gepland worden en kan er makkelijk met klanten en gidsen gecommuniceerd worden. Het digitaliseren van deze papieren workflow zorgt ervoor dat de medewerkers flexibel kunnen werken en het raadplegen van klant- en tourinformatie makkelijk verloopt.
Resultaat.
We kozen voor gebruiksvriendelijke bestaande oplossingen rond de Google familie als meest betaalbare en duurzame oplossing voor een organisatie als Brukselbinnenstebuiten. De mailing zal verlopen via Gmail. Als CRM-systeem werd gekozen voor Streak, dat makkelijk kan verbonden worden met Gmail dankzij een plugin. Deze technologieën laten makkelijk aanpassingen toe waardoor Brukselbinnenstebuiten het naar haar hand kan zetten en het ook zal kunnen beantwoorden aan de noden die zich in de toekomst voordoen.